блог00

Как за 3 месяца решить проблему хронических авралов и отставания

24 марта 2021

Сделать путь от заявки клиента до отгрузки товара прозрачным и управляемым. Подготовить компанию к масштабированию и росту.

Кейс полезен, если: 

  • получили от собственников задачу — отладить все текущие процессы и выровнять критические показатели работы компании, 
  • сотрудники месяцами не могут выполнить план или решить значимую проблему, 
  • нужно разобраться, почему компания не отвечает запросам клиента на конкурентном рынке. 
  • персонал перерабатывает, а бизнес не получает желаемого результата. 

Краткая история проекта и главные результаты в цифрах

Дано

Филиал компании проектирует, производит и продает электротехнику. 

 

Проблема 

Менеджеры получают заявки от клиентов и передают инженерам на подготовку технико-коммерческих предложений (ТКП). 

Инженеры не справляются с объемом входящих заявок. Они в постоянном аврале, но 95% ТКП всё равно не переходят в реальные договоры.

Клиенты уходят к конкурентам.

Задача 

Разобрать завал просроченной работы в инженерном отделе, увидеть все ограничения в работе и найти решения. Навести порядок в бизнес-процессах.

Что сделали

2 дня канбан-сессии для разбора производственного цикла и поиска решений острых проблем. 

3 месяца канбан-сопровождения для устранения хронических трудностей и отладки текущих процессов.

Результаты.
Обработка входящего потока и сделки 

В 3 раза снизили загрузку на инженеров. 

В 2 раза ускорили срок подготовки ТКП.

Перестали критически терять клиентов. 

Результаты.
Производство 

Число просроченных проектов в производстве сократилось в 5 раз. 

Результаты.
Бизнес-процессы 

Разобрали весь производственный цикл компании от заявки до отгрузки, убрали лишние процессы, создали новые правила для результативности на каждом участке. 

Научились прогнозировать работу предприятия на полгода вперёд.

Результаты. Управление

Сотрудники научились анализировать, какую работу делать сегодня, чтобы компания получила нужный результат через полгода.

Руководители компании освоили новые инструменты контроля и гибкого вмешательства.

Чтобы заказать вндрение Канбан для вашей команды, просто напишите мне в WhatsApp

Ко мне обратился руководитель компании, которая работает в Москве, Санкт-Петербурге, Новосибирске и Екатеринбурге. Общая численность сотрудников — 400 человек. Он хотел внедрить проектное управление, то есть привнести в бизнес такие изменения, которые помогут в будущем достигать сверхцелей — роста объема поставок, экспансии в регионы и, как следствие, увеличения дохода. Для этого требовалось сделать бизнес-процессы прозрачными, управляемыми и прогнозируемыми, но сначала решить острые проблемы с загрузкой кадров и хроническим отставанием.

Слона по частям

Начали разматывать клубок с Новосибирска — первого филиала сети, с которого всегда стартовали изменения.

В этом кейсе я расскажу, как мы за 3 месяца внедрили инструменты канбан в вертикально организованную компанию, и как это помогло работе 45 человек.

Экстренная помощь — канбан-сессия

Самый острый вопрос — почему у специалистов инженерной службы постоянный завал просроченной работы, но большая часть подготовленных ими технико-коммерческих предложений (ТКП) не переходит в сделку.

Ответы искали на канбан-сессии.

Канбан-сессия

Это практическая работа. Команда с моей помощью визуализирует поток работы. По принципам метода я создаю таблицу, которая похожа на длинный состав поезда — канбан-доску. Это в буквальном смысле доска, на которую мы вывешиваем данные по всем задачам, срокам и этапам их выполнения.

Благодаря наглядности команда находит узкие места в работе и решает, как снять эти ограничения.

Когда команда воссоздала производственный цикл на доске, мы увидели причины проблем с просроченной работой. Трудности инженерной службы появлялись из-за некачественных заявок проектных менеджеров. Решение — чек-лист требований к проекту и правило очередности работы с заявками, которое помогает определять наиболее перспективные проекты.

В канбан-сессии приняли участие все сотрудники и руководители компании. Это очень важно для формирования единого видения проблем и способов решения. Благодаря этому ключевые инсайты удалось быстро внедрить в практику.

Новая рабочая неделя стала последней, когда инженеры трудились в авральном режиме.

Интенсивная терапия — 
3 месяца канбана и спринтов

После вдохновляющего результата сессии, команда решила внедрять канбан по-взрослому.

Следующие две недели мы фиксировали на стикерах и вывешивали на доску всю текущую работу каждого сотрудника филиала — получилось 700 штук. На некоторых участках производственной цепочки количество задач превышало возможности для выполнения, а на других этапах незавершенные дела были отмечены как готовые, их возвращали обратно.

Перед нами открылась картина неравномерной загрузки отделов: пока одни в запаре, другие без работы.

Цель канбан — создать поток бесшовного движения задач, например, увидеть, что для реализации сделки — от первого запроса клиента до отгрузки ему товара — ничего не препятствует, а все этапы работают на ускорение этого процесса.

Следующие три месяца компания проживет в новом для себя режиме командного управления: ежедневные митинги, три раза в неделю мини-группы, раз в месяц ретроспектива и операционные разборы — и всё это для починки текущего процесса и проверки найденных решений на практике. Параллельно мы построим работу в спринтах — коротких отрезках времени для решения острых вопросов.

Как мы использовали канбан в эти 3 месяца

Митинги — каждое утро

На утренних планерках обсуждаем результаты работы вчера, что делаем сегодня, какие ресурсы нужны для выполнения задач. Договариваемся о взаимодействии.

Рабочая группа — 3 раза в неделю

На канбан-сессии мы увидели, где система дает сбой. Хронические проблемы касались не только участка «проектные менеджеры — инженеры». Мини-группы объединяли людей с похожими проблемами, они командно решали, как чинить систему на своем участке.

Ретроспектива — 1 раз в месяц или по результатам проекта

Команда обсуждает качество и скорость своей работы. Цель — понять, что мешало, что улучшало процесс. Выделить лучшие практики для следующего месяца или проекта. Ретроспектива помогает постоянно совершенствовать работу, внедрять проверенные методы.

Операционный обзор — 1 раз в месяц

Только цифры. Обсуждаем изменения в количественных показателях, фиксируем динамику.

Спринты

Работа над целью в короткий промежуток времени (2 недели — 1 месяц). Задача — выжать максимум для результата.

Нам удалось создать систему бизнес-метрик — показателей эффективности каждого участка и конверсии на разных этапах. Например, мы поняли, сколько заявок должно поступать от клиентских менеджеров, чтобы инженеры успели вовремя сделать технико-коммерческие предложения. Сколько ТКП переходят в подписанный договор. Какая скорость логистики нужна для безостановочной работы производства.

В результате мы научились прогнозировать загрузку предприятия на полгода вперед. А доска с выровненными процессами стала бумажным прототипом для будущей CRM-системы в компании.

Через три месяца жизни по канбан на предприятии устранили авралы, руководители увидели, что хронические проблемы перестали повторяться. Перед глазами команды развернулись реальные бизнес-процессов в их усовершенствованном виде. Это означает, что этап интенсивной помощи завершен. Следующей своей задачей мы видели — нарастить мощности каждого этапа, помочь людям использовать имеющееся у них рабочее время с наилучшими результатами.