Что дает
Канбан-сессия знакомит команду с Канбан, как с методом управления работой, который обеспечивает прозрачность и предсказуемость процесса, позволяет равномерно распределить нагрузку, управлять скоростью исполнения до результата.
Для этого у канбана есть принципы управления изменениями, принципы поставки продукта, базовые практики управления работой и правила обратной связи. Все это мы изучаем в практической работе на канбан-сессии.
С чем приходить
Чаще всего, канбан-сессия работает для запросов, подобных этим:
- 1Заказчик не доволен продуктом или хочет чтобы он развивался быстрее, нужно выстроить процесс производства продукта, который сможет отвечать запросу.
- 2Команда выдает медленный процесс, нужно ускорить, но не понятно как.
- 3Команда выдает результат, с отставанием по сроку.
- 4Слишком много задач возвращаются из процесса в начало (дефекты, несоответствия требованиям)
- 5Не понятно, как прогнозировать объем работы, сроки и результат.
- 6Неравномерная загрузка рабочего процесса.
- 7Не понятно, как анализировать работу в процессе, а не по факту.
- 8Команда не интегрирована (мало вовлеченности, мало ответственности, мало доверия, мало продуктивного взаимодействия)
Примерчик
Вот один из реальных запросов на канбан от руководства компании IT Smart Finance. Канбан-сессия — начало работы с этим запросом.
- 1Управлять работой, а не людьми, минимизировать ручное директивное управление. Определить роли и их функциональные границы. Выстроить единую систему управления работой, end-to-end. Чтобы не только команда разработки видела и управляла своим потоком задач, но и все подразделения, которые работают с продуктом до и после R&D, тоже могли прогнозировать и видеть свою загрузку и корректно реагировать на новые бизнес-требования. Базово это запрос на создание прозрачности загрузки, своевременности выполнения работы и повышение качества коммуникации между подразделениями по общему потоку работы.
- 2Метрики. Научиться бизнес-метриками оцифровывать процесс, а не факт. Сколько, чего, когда будет? Lead-time, cycle-time, пропускная способность, эффективность потока, скорость реакции.
- 3Правила очереди: научиться пополнять очередь работы корректно и вовремя, разделять задачи на типы, управлять типами задач в работе на основе измерения по бизнес-ценности и сроку исполнения. Взять практики ежедневного управления динамикой выполнения работы.
Интересный факт — эти запросы взамозависимы.
Смотрите, как это работает:
Если не измеряем процесс фактами, то не чем увязать между собой подразделения — когда, что, от кого нам нужно.
Если нечем увязать подразделения, то нет оснований прогнозировать сроки постановки задач в работу и длительность производства и выдачи результата.
Если не можем прогнозировать сроки и выдачу, то у нас нет правил пополнения очереди и правил постановки задач в работу, мы делаем все подряд, нам кажется важным всё, и чаще всего эта работа уже горящая.
Что в результате
Хороший результат для команды после канбан-сессии — разработка базовых элементов канбан-системы: единый производственный поток, канбан-доска, правила работы и договоренности о регулярных рабочих встречах для операционного обзора, ретроспективы и планирования.
Так же мы создаем список прикладных рабочих запросов, которые касаются того, что в первую очередь следует починить в работе команд и процессах, чтобы результат соответствовал ожиданию руководства и команды. Разумеется, мы договариваемся о том, как и когда будем все это чинить. Важно знать что это не легкая сессия про поиграть в настолку. Это работа, с напряжением, спорами, непониманием, несогласием и катарсисом в итоге.
Как работаем
1-й день. 7 часов
Сессия на освоение практик и инструментов метода. Симуляция в придуманном бизнес-процессе управления R&D и продажи готового продукта.
Структура сессии:
4 часа: Игра getKanban — это культовый бизнес-симулятор, который создан для передачи методологии канбан. Цель — дать канбан-инструменты для продвижения задачи к результату и продуктивного командного взаимодействия, а также увидеть текущие стратегии, которые команда выдает при решении совместных задач.
3 часа: Глубинная фасилитация для анализа процесса, результата и полученных бизнес-метрик на getKanban. Цель — интегрировать опыт каждого игрока в одно целое командное видение процесса и результата. Разобрать метрики, которые команда заполняла в процессе игры и научиться их читать. Наметить варианты внедрения полученного опыта в работу команды.
2-й день. 7 часов
Адаптируем увиденное или услышанное к бизнес-процессу на STATIK-сессии. Это международный протокол для анализа текущего бизнес-процесса в компании, чтобы найти лучшее решения для адаптации канбан.
Структура сессии:
- 1Проясняем текущие недовольства системой работы и процессами.
- 2Делаем рабочие группы, анализируем актуальность, вырабатываем решения.
- 3Формируем список стратегических инициатив по улучшению процессов, которые сейчас не в порядке.
Делаем дизайн канбан-системы. Собираем производственную цепочку, пробуем наполнить ее кейсами из текущей работы.